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通知公告
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广东医学院差旅费报账指南

2015-12-24 17:03 凌振华 

各位师生朋友:你们好!

在您准备来我处办理差旅费报销业务之前,请您仔细阅览我们为您编写的这份《广东医学院差旅费报账指南》,这将有助于提高您的办事效率,节省您的宝贵时间,同时对财务工作增进了解,方便您监督和帮助我们改进工作。以下就差旅费报销有关事项,为您逐一进行简要的说明。

1.什么是差旅费?

根据《广东省财政厅关于印发〈省直党政机关和事业单位差旅费管理办法〉的通知》(粤财行〔201467号)规定,所谓差旅费,是指工作人员因公到常驻地以外地区出所发生的费用,包括城市间交通费、住宿费、伙食补助和市内交通费,不包括因公出国(境)所发生的费用。

2.学校对因公出差活动有何要求?

答:公务出差必须事先经相关领导批准,从严控制出差人数和天数;严格差旅费预算管理,控制差旅费支出规模;严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动,严禁以任何名义和方式变相旅游,严禁无实质内容的学习交流和考察调研。

出差人员不得向接待单位提出正常公务活动以外的要求,不得在出差期间接受违反规定用公款支付的宴请、游览和非工作需要的参观,不得接受礼品、礼金和土特产等。

3.因公出差怎么审批?

1)逐级审批的原则。一般人员出差,由部门负责人审批;部门负责人出差由分管校领导审批;副职校领导出差由正职校领导审批;正职校领导出差相互审批。

2)归口审批的原则。使用专项经费、科()研经费出差的,由项目(课题)负责人签字同意后由经费管理部门审批;毕业分配来校、人员调动,以及使用师培经费外出进修学习的差旅费,由人事部门审批。

3)额度审批的原则。差旅活动经费开支实行额度审批制度,开支额度审批权限和流程按照学校现行财务审批权限管理办法的规定执行。

4.因公出差的差旅费用报销有什么要求?

1)因公出差活动差旅费报销应当提供完整的出差费用凭据及资料,包括往返交通费、住宿费,与出差直接相关的其他费用(如会务费或培训费)及经审批的会议通知或邀请函等。

2)原则上要求出差人员在差旅活动结束后的10个工作日内到财务办理报销手续。

3)差旅费报销要求“一差一单”或“一事一清”,即一次出差填报一张差旅费报销单。如确因出差次数频繁不便单次办理的,可多次出差一起填报,但必须有清晰、完整反映各次出差事由、出差起止时间、出差目的地、人数以及往返交通和住宿等情况的相关票据及资料。

5.差旅费用支付方式有什么要求?

差旅费用中飞机票和住宿费等要求通过公务卡结算支付,通过公务卡支付的费用应取得相应的发票及刷卡POS小票(或网购支付证明)。如其他费用也可以通过公务卡支付的,应当通过公务卡结算支付。

使用公务卡结算,请妥善保管消费交易凭条,报销时,与发票配对粘贴(特别提醒:交易凭条上的商户名称与发票上的发票(财务)专用章必须一致)。

6.教职工出差时,对所乘坐的交通工具有什么规定?

教职工出差所乘坐的交通工具标准见《广东医学院差旅费管理实施细则(修订)》(广东医政发〔2014109号)第八条规定。未经批准,超过对应级别、职别报销标准的费用自理。

火车(含高铁、动车、全列软席列车)

轮船(不包括旅游船)

飞机

其他交通工具(不包括出租小汽车)

正副厅级人员、正高级专业技术职称人员及相当职务人员

软席(软座软卧),高铁/动车一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

经济舱

凭 据

报 销

正副处级、副高级专业技术职称人员及相当职务人员

硬席(硬座硬卧),高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

二等舱

经济舱

凭 据

报 销

一般人员

硬席(硬座硬卧),高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

三等舱

凭 据

报 销

7.因公出差如何购买机票?

因公出差购买机票,需注册登录政府采购机票管理网站(网址:WWW.GPTICKET.ORG)进行购买并通过公务卡支付。出差人如能购买低于政府采购网票价的团队价格或促销机票,亦可以选择购买(通过公务卡),并在购票当日从政府采购网打印机票价格证明(出发日同航班、同等级票价),作为以后差旅费报账的附件附在机票后面。

以单位名义登录政府采购机票管理网站选择代理机构购买机票的,通过公对公转账结算支付。

8.科级(中级)及以下人员什么情况下可以乘坐飞机?

科级(讲师等)及以下级别人员原则上不乘坐飞机。确因出差旅途较远或出差任务紧急需乘坐飞机,应从严控制。出差人员需填写《因公出差乘坐飞机审批表》,经部门负责人同意,分管校领导批准后方可乘坐飞机。确实因时间紧急来不及填写的,应事先报告并经同意,返回学校后于财务报账前补齐审批手续。否则,只按其对应等级标准报销,超支部分个人自理。

9.处级干部、副高级专业技术职称人员及相当职务人员在省内有直达航班的目的地公差,可否乘坐双程飞机?

处级干部、副高级专业技术职称人员及相当职务人员到有直达航班的省内目的地公差,原则上乘坐单程飞机。因特别情况需双程乘坐飞机的,需填写《因公出差乘坐飞机审批表》(见附件),经分管校领导签字批准后方能双程乘坐飞机。因时间紧急来不及填写的,应事先报告并经分管校领导同意,返回学校后于财务报账前补齐审批手续。否则,单程按火车、轮船或其他交通工具的标准报销,超支部分个人自理。

10.临时变更出差路线或增加出差地点的情况如何办理?

临时变更出差路线或增加出差地点的,须书面说明理由并经本部门负责人同意,报分管校领导批准方能报销,否则按绕道处理,其绕道飞机、车、船及住宿等费用由个人自理。

11.因故取消或改签机(车)票的费用如何报销?

因故产生的退票或改签费用单,应书面说明原因(勿直接在票据背面说明,另用纸张),经部门负责人同意后,报分管校领导签批。

12.租用校外车辆市外出差的租车费用如何报销?

租用校外车辆市外出差应当取得合法有效的租车费用发票,并附上租车相关(如出差时间、地点、事由及人数等)说明办理报销。发票需有税务监制章以及单位发票章或单位财务章,开票单位应具有租车营运资格。租车发票与发票业务内容不符以及开票单位不具有租车营运资格的(例如出具单位为百货商场等)的,财务不予以报销。

1000元及以上的租车费用原则上要求对公转账或公务卡结算支付。

13.因公出差顺道回家探亲的差旅费如何报销?

因公出差顺道回家探亲的,其城市间交通费在单位到出差目的地直线往返交通费用的限额内报销,超出部分自理。非公差期间发生的住宿费用不予报销,不给予伙食补助和市内交通费补助。

14.职工出差住宿费标准有何规定?

正副厅级、正高级专业技术职称人员每人每天490元;正副处级、副高级专业技术职称及以下级别人员每人每天340元。(201611日起,部分城市住宿费标准按《关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》(财行[2015]497号)文件执行,文件及其标准详见附件)。

为节省费用,原则上要求两人住一个标准间,如果单人出差或男、女出差人数为单数(参加会议的,单人可与其他单位参会人员(同性)合住一间),其单人可安排单间(标准间)住宿,超过住宿费标准部分自理。

如因特殊情况,实际出差天数超过原计划天数的,须书面说明并经部门负责人或课题负责人批准,否则对其超过天数的住宿费用不予报销。

两校区间出差的,原则上要求入住学校提供的校内住房,确因学校不能安排需要外住酒店的,应提供经学校住房管理部门签字确认的相关证明。出差所在校区有住所的,原则上不得报销外住酒店住宿费。

15.因工出差伙食补助如何计算?

1)伙食补助费是指对工作人员因公出差期间伙食费用给予的适当补偿,按出差自然(日历)天数实行定额包干,省内省外同一标准,每人每天100元。

2)因公出差时间超出5天的,在外出差期间伙食补助标准(分段计算)为:在5日以内(含5天)的,每人100/天;10日以内(含10天)的,每人50/天;在11日至30日(含30天)之间的,每人20/天;补助期限最长不超过30天。

3)外出参加会议、培训或进修,期间统一安排就餐的,或是会务费或培训进修费中已包含就餐费用的,不另给伙食补助,只给往返途中伙食补助。参加会议或培训进修没有安排就餐的,可凭主办单位出具的没有伙食补助的证明,由派出参会单位的负责人签字确认后,给予伙食补助。

4)租用学校公车或校外车辆下实习点工作或外出公务,根据学校车队租车单(或外租车辆发票)以及住宿情况,附上租车相关(如出差时间、地点、事由及人数等)说明,并经部门负责人签字核实(涉及多部门人员一同出差的,由牵头部门或经办部门负责人签字),按每人每天50元标准的给予伙食补助。

16.市内交通费如何计算?

1)市内交通费是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用,按出差自然(日历)天数实行定额包干,5天以内(含5天)每人每天80元,从第6天开始每人每天40元,一次出差市内交通费补助总额不超过600元。

2)租用学校公车或校外车辆下实习点工作或外出公务,不发放市内交通费补助。

17.两校区之间出差的如何计算伙食补助和市内交通补助?

在两校区之间出差,住勤期间不给予伙食补助和市内交通补助,途中按以下几种情况给予伙食补助和交通费补助。

1)乘坐校外公共交通车辆在两校区之间因公出差的,按每人每天100元的标准给予往返各一天的途中伙食补助和市内交通费补助。

2)使用学校公车或租用校外车辆在两校区之间因公出差的,按每人每天50元的标准给予往返各一天的途中伙食补助,不发放市内交通费补助。

3)乘坐飞机在两校区因公出差的,不发放途中伙食补助和市内交通费补助。

18.作人员被外派到湛江或东莞市区以外单位实(见)习、扶贫、挂职锻炼或参加各种支援工作队等差旅费如何报销?

工作人员被外派到湛江或东莞市区以外单位实(见)习、扶贫、挂职锻炼或参加各种支援工作队、医疗队等,在途期间的交通费、伙食补助费和市内交通费按照公务出差规定执行,在外单位工作期间不再报销住宿费和市内交通费。外派期间的伙食补助按每人每天40元的标准发放(外派结束后,个人提交未在外单位领取补助的申请,由经费管辖领导签字同意后申报领取)。如外派期间外单位已安排就餐或发放伙食补助费的,学校不再给予伙食补助。

19.非学历学位培训进修或读博的差旅费如何报销?

经学校批准国内专业进修、国内访问学者、国外进修培训等各类非学历学位培训进修,以及在职读博所发生的培训费(或学费)等费用,由人事部门审批,费用报销依照学校现行人事政策执行。

属于国内访学、个人专业或学历进修的,派出期间不发放伙食补助和市内交通费补助。

20.学生因公出差如何报销?

1)研究生因公外派出差,参照在职人员报销。研究生到外地学习、做课题实验的差旅费,城市间交通费和住宿费报销参照一般工作人员标准,给予途中伙食补助和市内交通费补助,不给外派期间伙食补助和市内交通费补助。

2)我校学生代表学校外出活动或参加比赛,城市间交通费和住宿费报销参照一般工作人员标准,同时凭活动或比赛通知享受途中和活动或比赛期间补助每人每天100元(含伙食、市内交通、用水、通讯等杂费)。

21.校外人员来校的差旅费用怎样报销?

因工作需要聘请校外专家来校,确需我校报销差旅费用的,需报分管校领导审批,并提供被聘请人基本信息、来校工作情况等相关材料,参照学校同类人员的标准限额内给予报销交通费和住宿费,不发放伙食补助和市内交通费补助。

22.毕业报到差旅费如何报销?

毕业生来校工作的差旅费,凭交通票据按照火车硬卧(汽车按普通长途汽车)票价报销。所报销交通费原则上指从毕业院校到工作单位之间的差旅费,如果经学校批准,趁调遣之便,在报到期限内顺道回家探亲的,其含绕道的车船费,只报销直线单程车、船费,超过的部分,由本人自理,如果绕道的车船费,少于直线车船费的,可按实报销。

毕业生来校的行李费用在每人不超过50公斤的范围内快件托运,按实报销,超过部分自理。

23.工作调入差旅费有何规定?

工作人员调入所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费,按出差的有关规定执行。工作人员调动一般不得乘坐飞机。

工作人员调动工作的行李、家具等托运费,不分工作人员和家属,每人在不超过500公斤的范围内按实报销(其中:生活上急需的物品,每人可在50公斤的范围内托运快件),超过部分由个人自理。

与工作人员同住的家属(父母、配偶、子女和其他必须赡养的家属),随同调动时所需的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费,均按被调动人员的标准报销。已满十六周岁的子女随同调动的各项费用,按一般工作人员的标准报销。

夫妻双方都是工作人员而又同时调入的,其交通费、住宿费可按职务高的一方标准报销。

被调动人员的同住家属,应与被调动人员同行,暂时不能同行,经学校同意的可暂留原地,以后迁移时的差旅费,按一般工作人员标准报销。

24.私车因公出差费用能否报销?

学校现已取消私车公用费用报销政策,私车因公出差费用不能报销。

25.市内公务交通费如何报销?

教职工在市内外出公务产生公交车费或打的费等交通费用票据,统一用粘贴纸粘贴,填写旅差费报销封面,办好手续后交财务审核报销。

26.旅差费报销票据时应注意哪些事项?

1)因公出差应按要求取得当次合法有效的报销票据。对票据内容填写不完整或字迹模糊不清的不予报销;对涂改、伪造或变造原始票据、提供假发票、虚报出差天数的,不予报销。

2)住宿宾馆在开具发票时,出差人员应要求对住宿的起止日期、天数、标准等详细填写,加盖的宾馆印章应清晰可辨,以便于报销。

3)除必须写明个人姓名的特殊情况外(如实名制机票、车票),票据抬头开具单位名称一律填写为“广东医学院”。

4)参加会议、培训的需提供经领导签批的会议(培训)通知。

27.登机牌是否可以作为报销凭据?

因使用电子机票而无纸质机票作为报销原始凭证的,须提供代购单位出具的发票或符合规定的《航空运输电子客票行程单》方能报销,登机牌不能作为报销凭据。

28.差旅费票据如何粘贴?

1)差旅票据应统一粘贴在学校印制的粘贴单(可从财务网站下载),粘贴单的外形尺寸与记账凭证相同,粘贴单左边缘“非粘贴区”为装订区,不得粘贴票据。票据需用胶水或浆糊粘贴,不得用书钉、夹子或回形针。

2)票据应按乘车时间顺序、票据大小和类别粘贴切整齐,呈鱼鳞状在粘贴区内均匀粘贴,上、下及右方不得超出粘贴单边界。粘贴范本参见下列图:


3)粘贴票据时,注意票面上的关键信息如单位名称、金额不能被粘贴遮盖,票据不得反贴或倒贴,超出“粘贴单”的部分应折叠和“粘贴单”边缘对齐,整个页面应粘贴均匀,没有显著的凸凹现象,使票据粘贴得牢固、平整、美观。

4)过宽过长的票据或附件(如会议通知、邀请函及大张发票等),应与粘贴纸下边缘平齐,超出上缘或右缘部分进行向下或向左的折叠。折叠后的附件外形尺寸,不应宽于和长于粘贴单,同时还要便于翻阅。

29.差旅费报销单如何填写?

出差报销应使用学校统一印制的差旅费报销单做封面(可从财务网站下载),不得自制或外购的有关单据作为报账封面。旅差费报销单封面上要填写出差人单位、报账日期、职务级别、出差人姓名、出差人数、带队人、出差起始地点、起始时间、出差事由等并写明费用报销的经费编号等。图例:


填表说明(报销单打X栏为必填项):

1报销单位:填写出差人员所在具体二级部门;

2)报账日期:为填写报销单时的日期;

3)出差人姓名:填写出差人员姓名(如多人出差,可填带队人);

4)附件张数:为附粘在报销单后面的所有报销票据及资料的总张数(不含粘贴纸);

5出差事由:填写出差目的与内容;

6日期:填写出差的起讫时间及实际出差天数( 出差返程日期-出差出发日期)

7起讫地点:填写从出发地到目的地(如:湛江—南京);

8车船费:填写从起讫地点所发生的车、船(飞机)费用;

9住宿费:填写出差期间的住宿费,按住宿费发票金额填报;

10)如果出差有交缴会务费、培训费等出差相关费用的金额,以及订票、退票、转签等手续费填写在“其他”一栏下。订送票快递费作办公邮寄费,不纳入旅差费用报销,另行报账;

11)如果组队出差的,“带队人”一栏表格需填写;

12)开支经费额度达到需分管校领导审批权限的,“主管校领导”一栏应有审批签名。

13)“伙食补助”及“市内交通费”栏及大小写金额合计由财务人员审核计算后填写。

14)机票、乘坐飞机保险、机场接驳专线车票及购机票附加费填到“车船费”栏;

15)组队出差一同报账的,报销票据须有各出差人本人签字,不得由他人代为签字;

16)填写报销单用黑色中性笔,填写的数字、金额应当规范准确,不得涂改、乱划;文字及签名要求字迹清晰,不得潦草难辨;出差原有借款的,要在空白处注明需冲销的借款及其金额。

30.出差乘坐顺道合法营运车辆取得定额交通费票据如何报销?

教职工因公出差原则上要到正规营运车站乘车并取得合法有效的交通费票据。如为方便出行,减少转车及路途时耗,乘坐顺道合法营运车辆取得定额交通票据的,参考车站同期同程票价在限额内核实报销。

31.遗失差旅费票据怎么办?

1)若车票不慎丢失,出差人应写明情况,说明本次出差的事由、地点、乘车(飞机)起止地点、时段、车(航)次、遗失票据的原因和金额,经部门(项目)负责人审核和财务部门负责人批准后,按火车硬座直快票价报销。不能提供相关证明材料的,一律不予报销。

2)住宿费或会务费等发票丢失,经查实确实没有报销的,由出具发票的单位提供发票存根复印件并加盖收款单位的财务专用章,经部门负责人签字证明,报财务处负责人签批后给予报销。

32.只有单程交通票据如何办理报销?

教职工报销差旅费时须提供完整的城市间交通费、住宿费凭据。对因故产生单程交通票的,由出差人书面说明情况,报部门负责人批准后报销单程交通费。

33.交通费票据和住宿费票据不齐全的,如何计算、报销的伙食补助费和市内交通费?

1)实际发生住宿而无住宿发票的,在能提供合理理由的情况下,可以报销出差往返交通费。可以确认出差天数的,按出差天数计算给予伙食及交通补助;无法确定出差天数的,仅报销出差途中伙食补助费和市内交通费。

2)遗失交通费票据,但有住宿费票据或会议通知可确定出差天数的,可根据住宿费票据或会议安排的天数,计算伙食补助费和市内交通费补助金额。无法确定出差天数的,仅报销出差途中伙食补助费和市内交通费。

34. 其他需要注意的事项:

1)现场购买、中介代理或网上订购机票,应在到达机场登机前取得机票或电子行程单。仅有代理机构代开发票而无机票或电子行程单的,财务不予报销。因为中介机构所提供票据的信息不全,在实务中会造成有些事项无法判断。

2)住宿时必须选择能刷公务卡的酒店或宾馆,在出发前最好查一下目的地住宿费的报销标准;取得发票时要仔细查看住宿费发票的抬头、金额、住宿天数与人数、印章等是否正确、齐全,以免在报销时出现发票不合规的情况。

3)以下票据不能做为报销的凭据:未有财政部门或税务部门监制章的;票据使用范围与内容不符的;内容不完整(如无数量、单价、金额和经济业务内容)的;未加盖收款单位财务(发票)专用章的;金额大小写不符的;挖补、涂改、虚假的;假发票等其他不符合财务规定的。

4)出差人取得用于报销的发票,需查明真伪,查验为假发票的,应及时补开正规发票。现提供相关发票查验方式:

属于地税发票的,进入所属省份地方税务局网站查询;

属于国税发票的,进入所属省份国家税务局网站查询;

通过百度等搜索引擎查找到相关发票真伪验证网站进行查询;

地税发票还可以通过手机查询,编写短信“FPDJ,发票代码,发票号码,发票金额,校验码/密码”发至123662,即可查询。无校验码或密码的,不用输入。

结束语

各位师生朋友,当您读完这份《广东医学院差旅费报销指南》时,对如何办理差旅报销事宜应有了大致的了解,但实际因公出差活动中,因人因事情况多样,不同经费差旅费用的审批和报销要求又不尽相同,受篇幅所限,不胜枚举。如果您在具体办理时还有什么不甚明了之处,请查阅《广东医学院差旅费实施细则(修订)》(广东医政发〔2014109号)文,也可电话咨询我们的会计人员,我们会尽力为您作出耐心的解释与介绍。为您服务,是我们份内的职责;服务好师生,是我们不遗余力地改进和完善的目标与追求。

最后,感谢您对财务工作一直以来理解、支持和积极参与,让我们相互配合,精心构筑协调顺畅、良性互动的工作秩序,共同把财务工作做得更好。

附件:《关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》(财行[2015]497号)

财务与资产管理处

20151224

相关文件依据:

1.财政部制定的《会计基础工作规范》

2.中国人民银行颁发的《现金管理暂行条例》

3.广东省省直机关和事业单位差旅费管理办法》

4.关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》

5.中国民用航空局《关于加强公务机票购买管理有关事项的通知》

附件【关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知.doc已下载
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